Cosas que no hacer: 9 hábitos que abandonar ya

Así veías el mundo antes de aparecer las crackberrys (Leo Luigi)

Para mejorar el rendimiento, las listas de “cosas que no hacer” suelen ser más efectivas que las de hacer.

La razón es sencilla: lo que no haces determina lo que sí puedes hacer.

A continuación, nueve costumbres estresantes y extendidas que tanto jefes como empleados deberían esforzarse en dejar. Cada punto viene acompañado de descripciones más detalladas. Céntrate en una o dos a la vez, como harías con tus obligaciones. Los he redactado a modo de lista de tareas para no hacr.

1. No contestes las llamadas de números que no conozcas
Sorprende a los demás, pero que no te sorprendan a ti. Lo único que puedes conseguir es una interrupción indeseada y empezar a negociar en desventaja. Deja que estas llamadas vayan al buzón de voz y considera la posibilidad de utilizar un servicio como GrandCentral (escuchas cómo te dejan los mensajes) o PhoneTag (recibes mensajes de voz como correo electrónico).

2. No  mires el correo electrónico a primera hora de la mañana ni a última hora de la noche
Lo primero complica los planes que tenías y tus prioridades, y lo segundo te producirá insomnio.  El correo electrónico puede esperar hasta las 10 de la mañana, después de que hayas terminado al menos una de las tarea importantes del día…

3. No aceptes reuniones ni llamadas sin un orden del día claro o sin hora exacta de finalización
Si se define claramente el resultado deseado con un objetivo concreto y un orden del día a cumplir, ninguna reunión o llamada debería durar más de 30 minutos. Solicita estos con antelación, así “podrás, a la vez,  prepararte mejor y hacer mejor uso del tiempo”.

4. No dejes que la gente se vaya por las ramas
Olvídate del “¿Qué tal estás?” cuando te llamen por teléfono. Suelta un “¿qué pasa?” o “estaba ocupado pero, ¿qué ocurre?” Muchas veces conseguir terminar algo depende de ir directo al grano.

5. No leas el correo electrónico cada dos por tres —hazlo en «tandas» a unas horas concretas.
No me cansaré de decirlo. Desengánchate de ese dispensador de perdigones de cocaína que es el correo electrónico y céntrate en llevar a cabo las tareas más importantes en lugar de responder a emergencias imaginarias. Configura una respuesta automática y lee el correo dos o tres veces al día.

6. Reduce la comunicación al mínimo con clientes que te den poco beneficio o que te quiten mucho tiempo
No hay un camino cierto hacia el éxito, pero el camino más seguro hacía el fracaso es intentar complacer a todo el mundo. Haz un análisis 80/20 de tus clientes basándote en dos diferenciales, ¿qué 20% produce el 80% de mis beneficios y qué 20% consume el 80% o más de mi tiempo? Luego, pon a los más pesados y menos productivos en piloto automático diciendo que ha habido un cambio de política en la empresa. Envíales un correo electrónico puntualizando las nuevas reglas: número de llamadas tolerables, horas en las que lees el correo electrónico, pedidos mínimos, etc. Ofrécete a indicarles otro proveedor si no pueden cumplir la nueva política.

7. Para “desagobiarte”, no trabajes más: establece un orden de prioridades.
Si no priorizas, todo te parecerá urgente e importante. Si concretas cuál es la tarea más importante para cada día, pocas cosas te parecerán urgentes o importantes. A menudo, es sólo cuestión de permitir que algunas cosillas malas sucedan (devolver una llamada tarde y disculparte, pagar un recargo por entregar algo tarde, perder un cliente poco razonable, etc.) para conseguir hacer las cosas realmente importantes. La solución del agobio no es hacer equilibrios con más platos —o hacer más— sino definir las pocas cosas que cambiarán tu trabajo y tu vida de veras.

8. No cargues con el móvil o la Blackberry a todas horas

Desátate de tu correa digital al menos un día a la semana. Apágalos, o mejor aún, déjalos en el garaje o en el coche. Como mínimo yo lo hago los sábados y te recomiendo que dejes el móvil en casa si sales a cenar. ¿Qué podría suceder si devuelves una llamada una hora más tarde o a la mañana siguiente? Como le dijo uno de nuestros lectores a un enfadado compañero que trabajaba siete días por semana y que esperaba que los demás hicieran lo mismo: «No soy el presidente de los Estados Unidos. Nadie me necesita a las 8 de la tarde. Vale que no conseguiste localizarme pero, ¿sucedió algo malo?» ¿Qué contestó a eso? nada.

9. No esperes que el trabajo llene el vacío que deberían llenar tus relaciones fuera del trabajo

El trabajo no lo es todo. Tus compañeros de trabajo no deberían ser tus únicos amigos. Programa tu vida y defiéndela cómo harías con una reunión de negocios importante. Nunca te digas «lo acabaré el fin de semana». Repasa la Ley de Parkinson en La semana laboral de 4 horas y fuérzate a aprovechar tus horas de trabajo para no tirar por la borda tu productividad. Céntrate, haz las tareas más importantes y márchate. Mandar correos electrónicos no es forma de pasar el poco tiempo que tienes en este planeta.
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Ahora lo que se lleva es concentrarse en cumplir con tus obligaciones, pero eso sólo es posible una vez eliminemos las distracciones. Si te resulta complicado decidir qué hacer, céntrate en lo que no hacer. Son caminos diferentes para el mismo destino.

¿Qué otras “cosas para no hacer” añadirías a tu lista?